So planen Sie ein erfolgreiches BI-Projekt (und verwalten es)

In drei Schritten Ihr BI-Projekt auf den Weg bringen Das Starten einer neuen Business Intelligence-Initiative oder eines neuen BI-Projekts kann…

In drei Schritten Ihr BI-Projekt auf den Weg bringen

Das Starten einer neuen Business Intelligence-Initiative oder eines neuen BI-Projekts kann knifflig sein: Jeder möchte “Agile BI” und schnelle Erfolge, aber die Projektverantwortlichen müssen zuerst ihre Anforderungen und Erwartungen abstimmen und verstehen, was das Unternehmen erreichen möchte. Ein erfahrener BI-Profi sollte dies, je nach Unternehmens- und Projektgröße in ein bis zwei Tagen schaffen können.

Bevor Sie in Schemata, Berechnungen und Tabellen eintauchen, müssen Sie zuerst die Projektziele verstehen. Das klingt offensichtlich, meiner erfahrung nach überspringen Unternehmen diesen Schritt oft und erstellen sofort ihre KPI-Dashboards, ohne eine Sekunde innezuhalten und darüber nachzudenken, ob diese KPI für das aktuelle Projekt überhaupt relevant sind.

Dies kann a einer Führungskraft oder einem BI-Verantwortlichen liegen, der eine feste Vorstellung bezüglich des Endergebnisses hatte, eventuell resultierend aus Erfahrungen aus einem vorherigen Unternehmen oder Projekt, die nicht unbedingt für dieses Projekt relevant sind. Der Prozess sollte immer mit dem Unternehmen beginnen und dem Unternehmen dienen. Die Kennzahlen müssen zum Unternehmen passen und nicht umgekehrt. Sie müssen flexibel genug sein, um die BI-Lösung umzusetzen, die das Unternehmen wirklich benötigt, und nicht diejenige, die am einfachsten zu erstellen ist.

So stellen Sie einen erfolgreichen BI-Projektplan zusammen:

Schritt 1: Wichtige Projektbeteiligte einbeziehen

Schritt 1: Wichtige Projektbeteiligte einbeziehen

Was Sie benötigen: ungeteilte Aufmerksamkeit

Dauer: 1-2 Tage

Ergebnisse: Zusammenfassung der Geschäftsanforderungen

Die beste Vorgehensweise beim Business Intelligence-Projektmanagement sind persönliche Gespräche mit den relevanten Projektbeteiligten (alternativ auch per Telefon oder Skype). Daran sollten alle Führungskräfte, Vorgesetzten oder Anwender teilnehmen, die am Ende mit der BI-Lösung arbeiten, sei es als Berichtsempfänger, -Ersteller oder in einer anderen Rolle.

Überspringen Sie diesen Schritt nicht und geben Sie sich nicht mit schriftlichen Spezifikationen zufrieden! Diese wenigen Stunden an Besprechungen werden Ihre Arbeit sehr viel einfacher machen und die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt ein Erfolg wird, deutlich erhöhen.

WIchtige Fragen für BI-Stakeholder:

Die W-Fragen: Warum ist ein bestimmtes Dashboard nötig? Wer wird das Dashboard benutzen und wer Berichte empfangen? Wo, wann und wie (mit welchen Geräten) werden die BI-Lösungen eingesetzt?

Aktuelle und gewünschte Entscheidungsprozesse: Wie werden Entscheidungen zurzeit getroffen? Wie werden sie Entscheidungen womöglich in der Zukunft treffen? Welche Daten fehlen zurzeit oder sind schwer zugänglich und wie würden sie sich auf die Entscheidungsprozesse auswirken?

Strukturelle Herausforderungen: Was wollten sie schon immer wissen, konnten es aber nie herausfinden? Warum sind Daten zu schwierig zu finden oder zu analysieren? Wohin gehen IT-Ressourcen zurzeit und wie könnten sie effektiver eingesetzt werden?

Full Stack vs. Data Visualization

Schritt 2: Ans Whiteboard!

Was Sie benötigen: ein Whiteboard und Marker, Papier und Stift oder Powerpoint/Visio

Dauer: 2-3 Stunden

Ergebnisse: Liste mit geschäftskritischen Fragen, die es zu beantworten gilt

Nachdem wir unsere wichtigsten Projektbeteiligten befragt und verstanden haben, was sie vom Business Intelligence-Projekt erwarten, beginnen wir mit der Visualisierung – (noch) nicht mit den Daten, sondern mit den Prozessen. Wir zeichnen hier keine Grafiken, Widgets oder Visualisierungen, sondern eine Art Flussdiagramm.

Erstellen Sie ein Diagramm, dass die Geschäftsabläufe für jeden relevanten Prozess darstellt. In dieser BI-Planungsphase erfahren wir, ob wir mehrere Dashboards, Schemata usw. benötigen. Wenn Sie fertig sind, sollten Sie die Art und Weise, wie das Unternehmen Entscheidungen trifft und die Qualität dieser Entscheidungen misst, beschreiben können (z. B.: Marketing konzentriert sich auf die Kampagneneffizienz, während die Kundenbetreuung sich mit der Zufreidenheit einzelner Kunden beschäftigt. Der Geschäftsführer möchte dagegen die Bilanz sehen usw.).

Tipps für das Erstellen eines Flussdiagramms für Ihre Geschäftsabläufe

Top-down-Ansatz: Beginnen Sie bei den für die Geschäftsführung wichtigsten KPI – Umsatz, Wachstum, Gewinn usw.

So einfach wie möglich: Selbst bei größeren Projekten sollten am Ende des Prozesses nicht mehr als eine Handvoll Kennzahlen stehen. Ihr Credo sollte lauten: mehr Informationen, weniger Kennzahlen: Versuchen Sie immer die aussagekräftigste Zahl darzustellen (z. B. ist der gewichtete Durchschnitt immer besser als 5 unterschiedliche Zahlen).

Schritt 3: Modell erstellen

Was Sie benötigen: die gleichen Zutaten wie in Schritt 2.

Dauer: 2-3 Stunden

Ergebnisse: Entwurf Ihrer ersten Dashboards; Liste mit Fakten, Dimensionen und Filtern

Bei überschaubaren Projekten ist dieser Schritt optional und Sie können ggf. mit Ihrer Business-Intelligence-Lösung sofort Ihre Daten und Dashboards modellieren. Bei größeren Projekten empfehle ich jedoch immer, erst einen vorläufigen Entwurf des Dashboards zu erstellen, damit Sie das Endergebnis visualisieren können – und auch, um sicherzustellen, dass Sie die Freigabe der jeweiligen Projektbeteiligten erhalten.

In dieser Phase beginnt die eigentliche Arbeit: Woher kommen die Daten? Welche Datenquellen gibt es und wie verbinde ich mich mit ihnen (mit Sisense ist dies unglaublich einfach, indem Sie unsere integrierten Konnektoren benutzen)? Müssen Sie sich mit unstrukturierten Datenquellen verbinden? Welche Daten sind zurzeit nicht verfügbar und müssen berechnet werden?

Die Antworten auf diese Fragen sollten Ihnen eine klare Vorstellung über Ihre Dimensionen, Fakten und Filter geben. Anschließend erstellen Sie ein Modell von den Widgets und Datenvisualisierungen, die Sie anwenden möchten, um die Daten am besten zu präsentieren.

Sobald Sie mit Ihrem Modell zufrieden sind, holen Sie sich die Freigabe von den Projektbeteiligten: Schließlich sind sie diejenigen, die diese Dashboards regelmäßig ansehen werden. Sie sollten also wissen, warum die Dashboards so aussehen und wie sie die relevanten Daten repräsentieren. Und wenn Sie früh Rückmeldungen erhalten, sparen Sie Zeit, die Sie nach dem Erstellen des Dashboards für Anpassungen und Änderungen benötigt hätten. Sobald Sie Ihre Freigabe haben, – Glückwunsch! – können Sie loslegen.

Dinge, die es vor Ihrem BI-Projektplan zu berücksichtigen gilt

Bevor Sie sich ans Werk machen und die drei Schritte oben befolgen, müssen Sie sicherstellen, dass das Tool, das Sie benutzen, die Anforderungen Ihres Unternehmens verarbeiten kann.

Was sind Ihre größten Herausforderungen (entweder bei dem Tool, das Sie bereits haben, oder die Sie durch die Integration eines Tools bewältigen möchten)? Vielleicht möchten Sie Zeit und Ressourcen sparen, indem Sie von manuell erstellten Berichten zu automatischen Drill-Down-Berichten wechseln möchten, die Sie einmal einrichten können und die jederzeit genau und zeitgerecht sind. Oder Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Unternehmen eine einzige zuverlässige Datenquelle hat, um Datenkonsistenz im Unternehmen sicherzustellen.

Ganz gleich, wie Ihre Herausforderungen aussehen, müssen Sie darauf achten, wie viel eine BI-Lösung kosten wird. Um die Gesamtbetriebskosten (Total cost of Ownership) Ihrer BI-Lösung zu ermitteln, müssen viele Faktoren berücksichtigt werden. Zuerst sollten Sie sicherstellen, dass die Lösungen die Sie in Betracht ziehen alle benötigten und geplanten Funktoinen abdeckt. Als nächstes sollten Sie einschätzen, wie viele Mittel und Ressourcen, neue Mitarbeiter und Alternativkosten Sie benötigen, um aktuelle Mitarbeiter von anderen Projekten abzuziehen und sicherzustellen, dass die Umsetzung problemlos geschieht.

Fazit (und eine Art Haftungsausschluss)

Natürlich sind keine zwei Unternehmen oder BI-Initiativen gleich. Bei einigen kann dieser gesamte Prozess ein oder zwei Stunden dauern, bei anderen dagegen Wochen. Jedoch würde ich dringend empfehlen, diesen Richtlinien bei jedem BI-Projekt zu folgen, unabhängig davon, ob es bereits ein Business Intelligence-System gibt oder nicht – denn wenn Sie mit einem Plan ins Projekt starten, ist die Erfolgswahrscheinlichkeit sehr viel höher.

Full Stack vs. Data Visualization
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