So werden Geschäftsziele zu KPI

Der Statistiker und Managementwissenschaftler W. Edwards Deming verkündete einst: “In God we trust. All others must bring data.” Die Tage…

Der Statistiker und Managementwissenschaftler W. Edwards Deming verkündete einst: “In God we trust. All others must bring data.”

Die Tage der willkürlichen Entscheidungen, in denen Daten nur dazu dienten, bereits getroffene Entscheidungen zu rechtfertigen, sind vorbei. Wir betreten das Zeitalter der datengetriebenen Entscheidungsfindung. Und das ist gut so.

Sie benötigen Analytics, die Ihre Geschäftsziele widerspiegeln und auf einen Blick erkennen lassen was planmäßig verläuft oder wo eingegriffen werden muss. Das Bauchgefühl stimmt nicht immer. Zu entdecken, dass Ihre Ahnung nicht stimmt, ist der erste Schritt für neue Erkenntnisse.

Doch wie verwandeln Sie abstrakte Geschäftsziele in messbare Daten?

Natürlich mit KPI!

Gartner definiert den Key Performance Indicator (KPI) als: “…high-level measure of system output, traffic or other usage, simplified for gathering and review on a weekly, monthly or quarterly basis. Typical examples are bandwidth availability, transactions per second and calls per user. KPIs are often combined with cost measures (e.g., cost per transaction or cost per user) to build key system operating metrics.”

Nicht nur Ihr Unternehmen benötigt eine klare Richtung, sondern auch Ihre Daten. Kennzahlen geben Ihnen und Ihrer Business Intelligenceg die benötigte Richtung, um die bestmöglichen datengestützten Entscheidungen zu treffen.

Wirklich gute BI-Tools werden vollständig um Ihre KPI herum entwickelt und können relevante Dateneinblicke in übersichtlichen Dashboard-Visualisierungen bieten.

Aber wie identifiziert man die besten KPI? Was ist der Unteschied zwischen KPI und Metrics? Dieser Blog soll dabei helfen.

Die KPI-Hierarchie

Es gibt vier Ebenen in der KPI-Hierarchie. Jede dieser Ebenen sollte bereits in der Planungsphase Ihrer BI-Implementierung beschrieben werden.

KPI dashboard

1. Langfristige Geschäftsziele – die allgemeine Geschäftsstrategie und gewünschten Ergebnisse des Gesamtkonzerns oder Unternehmens.

Beispiel: Das Geschäftsziel für die Personalabteilung ist es, die Mitarbeiterbindung zu verbessern.

2. kurzfristige Geschäftsziele – schlüsselt das übergeordnete Ziel in spezifische, kurzfristige Maßnahmen auf, die greifbarer sind und gemessen werden können.

Beispiel: Mitarbeiterbindung von durchschnittlich X Jahren auf durchschnittlich Y Jahre erhöhen.

3. KPI – messbare Kennzahlen, die die erwarteten Endergebnisse in Bezug auf spezielle Ziele definieren, zum Beispiel als Zahl und/oder Datum.

Beispiel: Zahl der Mitarbeiter, die am Weiterbildungsprogramm teilnehmen.

4. Measures – unterstützen die Kennzahlen oben, indem die kleineren Schritte und Ergebnisse auf dem Weg zum Hauptziel angezeigt werden.

Beispiel: Anzahl der Weiterbildungsmaßnahmen vom Personalwesen für die Mitarbeiter.

Hier ist ein weiteres Beispiel aus der Marketingabteilung. Hier sehen Sie eine KPI-Dashboard-Vorlage für das digitale Marketing. (Weitere Dashboard-Vorlagen für jeden Sektor finden Siehier).

Ziel: Effizienz der Marketingabteilung steigern

Zielsetzungen:

Antriebsfaktoren:

  • Anzahl der Leads
  • Werbung für Einzelartikel
  • Lead-Score
  • Werbungskosten

KPI

  • Anzahl der Leads

Measures

  • Anzahl der Leads
  • Werbung pro Einzelartikel
  • Kosten pro Lead

Betriebliche Daten:

  • Anzahl der beworbenen Einzelartikel
  • In die Werbung investierter Geldbetrag

Sie wissen immer noch nicht so genau, was sich als KPI eignet?

Stellen Sie sich die „Morgen-Frage“.

Sie wissen schon. Diese Frage, die Ihr Geschäftsführer oder Vorgesetzter stellt, wenn Sie hereinkommen.

Sie lautet für gewöhnlich ungefähr so: „Wie läuft es mit XY?“

Bei den Finanzen könnte das die rechnerische Rendite sein, im Marketing die Konversionsrate.

Ganz gleich was Ihre wichtigste Kennzal ist – jeder möchte am Ende des Tages Ihre KPI wissen.

(Sie hätten gern mehr Informationen zu diesem Thema? Erfahren Sie es in diesem wertvollen Artikel So definieren Sie KPI in vier einfachen Schritten)

So konzipieren Sie ihre BI auf Basis von KPI

Als erstes definieren Sie Ihre Ziele. Anschließend tragen Sie und Ihre Teams alle Anforderungen zusammen, um zu definieren wie Sie möglichst relevante Ergebnisse aus Ihren Daten generieren.

Lassen Sie sich von verstreuten Datenquellen nicht abhalten. Eine gute BI-Lösung kann auf alle Ihre Daten zugreifen, egal wo sie sind, normalerweise durch integrierte Datenkonnektoren..

Im nächsten Schritt erstellen Sie ein detailliertes Design Ihrer BI-Lösung anhand der relevantesten KPI, die Sie und Ihre Teams ausgewählt haben.

Ihr BI-System wird Ihre übergeordneten Geschäftsziele mit den relevanten Betriebsdaten verknüpfen, jenen ausführlichen Zeilendaten, die Ihnen zeigen, woher Ihre wichtigsten Measures kommen, damit Sie genau sehen können, wie sich Ihre KPI zu Ihren Geschäftszielen verhalten.

Wie lassen sich KPI ganz einfach visualisieren?

Nachdem Sie Ihre KPI festgelegt haben, können Sie sie in Widgets verwandeln, die in Ihrem Dashboard angezeigt werden.

Beginnen Sie damit, jede Ihrer KPI mit der relevanten Datenquelle zu verknüpfen. Das kann die Quelle selbst sein und bis zu den relevanten Tabellen und Feldern reichen.

Anschließend wird jede KPI in eine Formel gebracht, um dieses Measure zu berechnen. Diese Formel wird mit der relevanten Tabelle verknüpft, aus der die Daten entnommen werden, zum Beispiel Ihr CRM, Ihre Finanzdatenbank usw. Das Gleiche wird mit den unterstützenden Measures gemacht.

Wenn Ihre wichtigste KPI zum Beispiel die Konversionsrate ist, würden Sie das unterstützende Measure, zum Beispiel die Zahl der Leads, mit der relevanten Tabelle in Ihrem CRM verknüpfen.

Ihre Formel wird anhand der Gesamtzahl der Leads alle Leads berechnen, die eine Erstbestellung aufgegeben haben, und Ihnen den Prozentsatz in einem benutzerfreundlichen Widget auf Ihrem Marketing-Dashboard anzeigen.

Sie erstellen ein Dashboard

Nachdem Sie in Ihrer BI-Lösung genau definiert haben, wie Ihre KPI berechnet werden, muss noch entschieden werden, wie die Daten am besten visualisiert werden.

Beginnen Sie mit einem Modell. Ihr Modell stellt die von Ihnen gezeichnete Hierarchie mit den wichtigsten KPI im oberen Bereich dar. Die obere KPI wird durch Zahlen oder eine Messanzeige in Ihrem Dashboard angezeigt.

Sie definieren den Mindest- und Höchstbereich und können Ihre Messanzeige sogar mit Farben versehen, zum Beispiel Ampelfarben, bei denen rot die Konversionsraten im unteren ⅓ darstellt und grün anzeigt, wenn sich Ihre Marketingmaßnahmen ausbezahlen. Sie können die 10 nützlichsten Datenvisualisierungen sehen und mehr darüber erfahren, wann welche verwendet werden sollte.

KPI dashboard building

Das Modell funktioniert gut, bevor Sie Ihre Dashboards und ElastiCubes erstellen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Daten entsprechend den jeweiligen Unterteilungen und Filtern, die Ihre Benutzer benötigen, korrekt abgebildet werden.

Ihre unterstützenden Measures werden dann in separate Grafiken aufgeschlüsselt, zum Beispiel Cost per Lead, dargestellt in der Währung.

Wie detailliert sollte das Dashboard sein?

Sobald sich die unterstützenden Measures in dem Dashboard befinden, können Sie sich an die anderen Datenfragen wagen, die Ihre geschäftlichen Projektbeteiligten möglicherweise haben, zum Beispiel könnte das Verhalten Ihrer Konversionsrate im Zeitverlauf durch ein Liniendiagramm dargestellt werden, das nach Jahren, Quartalen und Monaten unterteilt ist.

Sie können auch die Lead-Quellen, die zur Konversionsrate beitragen, in einem Balkendiagramm anzeigen, das die Konversionsrate mit den Namen der Quellen darstellt.

Kurz gesagt: Ihr Dashboard kann Ihre gesamte wichtigste KPI und die unterstützenden Measures repräsentieren. Sie können alle relevanten Kennzahlen und Betriebsdatenfaktoren in Bezug auf die KPI und ihre unterstützenden Measures hinzufügen.

Doch Achtung: Nachdem Sie das Hauptziel Ihres Dashboards bestimmt haben, sollten Sie dabei bleiben und es nicht mit anderen Daten verwässern. Wir empfehlen Ihnen, maximal 7-9 relevante Widgets zu benutzen.

Bewegt sich Ihr Unternehmen also in die richtige Richtung?

Das Messen Ihrer KPI ist die einzige Möglichkeit, um das herauszufinden.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie eine gute BI-Lösung ihre KPI misst, schauen Sie sich unser Webinare zum Thema KPI in Widgets verwandeln an oder lesen Sie unseren vorherigen Artikel So definieren Sie KPI. Sie sind bereit für eine Business Intelligence-Plattform, mit der Sie Ihre KPI ganz einfach überwachen und analytische Fragen in Ihrem Unternehmen beantworten können? Dann schauen Sie sich unsere BI-Lösungen für Unternehmen an.

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